【深度專欄】職場心散王必看！提升專注力的實用錦囊

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撰文︱張家瑛 Kiwi （本處輔導心理學家） 

作者簡介｜現為輔導心理學博士學生，取得輔導心理學碩士（香港樹仁大學）及精神健康心理學碩士（愛丁堡大學）。 

 

每天早上剛打開電腦，還沒來得及處理第一封電郵，手機訊息、會議通知、同事提問已接踵而來。你是否也曾在這樣的混亂中，感到注意力被打亂？另一些情況是，工作堆積如山、死線臨近卻無法集中精神，反倒能專注在社交或手遊平台上「扮工」，最後陷入對生產力低下的懊惱中？ 

 

「分心」代價高昂 

據估計，美國企業每年因員工分心造成的經濟損失高達 5,880 億美元（Basex Inc., 2005）。而真正被忽略的，是分心所帶來的影響： 

隱性成本：被干擾後，員工平均需要25分鐘才能恢復專注，每日損耗至少兩小時有效工作時間（Roper & Juneja, 2008）。 

健康代價：頻繁分心會導致認知超載，為彌補效率下降而投入更多精力，使身心俱疲（Zijlstra et al., 1999）。 

在講求效率的現代職場中，管理專注力不再只是「加分項」，而是關鍵的生存技能。 

 

聽音樂會影響工作表現 

腦神經科學指出，成年人高度專注的最佳時長約為15至20分鐘，兒童及青少年更短。即使完全不受干擾，也極少人能集中超過40分鐘（Cornish & Dukette, 2009）。因此，「遊魂」並非懶散，而是大腦的自然現象——我們需要的是更有智慧地配合自己的節奏，好好應對。 

分心，大致分為內在與外在兩類。常見的內在因素包括：焦慮、疲勞、沉悶、心癮等；外在因素則有噪音、訊息通知、同事交談、背景聲音等。即使是低音量交談（如同事私語、電話對話），也會觸發「無關語音效應」（Irrelevant Speech Effect；Colle & Welsh, 1976），打斷工作記憶中語序與句意的處理流程，嚴重影響閱讀理解與思考品質。研究亦指出，其他非語音聲音如音調或純音樂，也能同樣影響工作表現（Roper & Juneja, 2008）。 

針對這些大腦運作機制，我們可以從聽覺、視覺、味覺以及「計劃性分心」著手，為自己創造更利於專注的環境。 

 

用感官打造「專注力友好」環境 

1. 聽覺策略 

  • 使用純音樂或白噪音來掩蓋背景聲，以減低「無關語音效應」。 
  • 與同事建立默契，例如當你使用耳機表示「專注中，請勿打擾」，請對方改用電郵或訊息聯絡、稍後回覆等。 
  • 避免完全靜音，讓聽覺習慣適度的環境音，有助降低對突發聲音的敏感度。 

 

2. 視覺策略 

  • 減少桌面雜物，避免視線被多餘物品吸引。 
  • 將每日任務清單張貼於視線範圍內，完成一項就劃掉，既能減壓也能將成就感視覺化，使心情愉悅。 

 

3. 味覺策略 

  • 吃含有微酸味的糖果有助提升警覺性，特別適合飯後的低效時段。 

 

規劃分心時段，有效提升專注  

著名的時間管理法「蕃茄鐘工作法」（Pomodoro Technique）包含以下四個關鍵原則： 

1. 專注25分鐘：設定計時器，集中處理一項明確任務。 

2. 短休5分鐘：時間一到就休息，起身走動、喝水、放鬆一下，讓大腦充電。 

3. 每完成四輪，就休息久一點：每完成4個蕃茄鐘（即4次「25分鐘＋5分鐘」的循環）後，休息15至30分鐘，讓身心真正放鬆。 

4. 記錄干擾：如遇突發事情打斷你，不要馬上處理以免分神，可先記下來稍後處理。 

我建議大家可因應個人節奏而稍作調整，例如從「15 + 3」開始，逐步找出最適合你的節奏。 

 

專注不是對抗分心，而是與節奏共舞 

研究顯示，低自制力的人若使用限制軟件全面阻隔社交媒體，專注力可提升 32%！然而，高自制力者卻可能因欠缺「認知休息」而導致壓力上升（Mark et al., 2017）。這提醒我們，每人也獨一無二，理解與接納自己的專注節奏，更能創造持久的效能。因此，與其責怪自己為何總是「心散」，不如善用感官策略、配合大腦節奏，打造一個量身訂做的專注環境。 

職場上的專注力，不是對抗分心，也不是強求持續高效，而是學習與自己的限制和平共處，找到最適合自己的節奏與方式。 

 

 

Reference:

Basex Inc. (2005), “The cost of not paying attention: how interruptions impact knowledge worker productivity”. Squarespace. https://static1.squarespace.com/static/59bf2bf68fd4d28e59627113/t/5ab01cef758d4636367707e1/1521491185170/CostDistractionsBasex.pdf

Colle, H. A., & Welsh, A. (1976). Acoustic masking in primary memory. Journal of Verbal Learning and Verbal Behavior, 15(1), 17–31. https://doi.org/10.1016/s0022-5371(76)90003-7

Cornish, D., & Dukette, D. (2009). The Essential 20: Twenty Components of an Excellent Health Care Team. Dorrance Publishing.

Mark, G., Iqbal, S., & Czerwinski, M. (2017). How blocking distractions affects workplace focus and productivity. In Proceedings of the 2017 ACM International Joint Conference on Pervasive and Ubiquitous Computing and Proceedings of the 2017 ACM International Symposium on Wearable Computers (UbiComp '17). Association for Computing Machinery, New York, NY, USA, 928–934. https://doi.org/10.1145/3123024.3124558

Roper, K. O., & Juneja, P. (2008). Distractions in the workplace revisited. Journal of Facilities Management, 6(2), 91–109. https://doi.org/10.1108/14725960810872622

Zijlstra, F. R. H., Roe, R. A., Leonora, A. B., & Krediet, I. (1999). Temporal factors in mental work: Effects of interrupted activities. Journal of Occupational and Organizational Psychology, 72(2), 163–185. https://doi.org/10.1348/096317999166581

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